Work Out Program at GE Case

Program Work Out di GE

Ringkasan kasus

Genaeral Electric memulai program workout ada awal 1990. Proses ini berlanjut menjadi tulang punggung dalam upaya GE memprakarsai perubahan. Pendorong lairnya workout adalah keyakinan CEO GE bahwa kultur perusahaan terlalu birokratis dan lamban dalam menangani perubahan. Ia ingin menciptakan kendaraan yang secara efektif akan melibatkan dan memberdayakan para pekerja GE. Workout mempertemukan semua karyawan dan manajer dari berbagai fugsi dan tingkatan dalam sebuah organisasi ke sebuah pertemuan informal selam tiga hari guna mambahas dan memecahkan masalah-masalah yang telah diidentifikasikan oleh karyawan dan manajemen senior. Tim-tim kecil dibentuk, orang didorong untuk menantang asumsi yang sudah mapan menyangkut “cara kita melakukan sesuatu” dan menyusun rekomendasi untuk perbaikan sinifikan dalam proses-proses organisasi. Tim workout kemudian mempresentasikan rekomendasi mereka kepada seorang manajer senior dalam sebuah temu publik yang disebut Pertemuan Kota.

Pada pertemuan kota itu, manajer penangung jawab mengawasi diskusi tentang rekomendasi dan selanjutnya ia diwajibkan membuat keputusan ya atau tidak saat itu juga. Rekomendasi-rekomendasi yang telah diterima diberikan kepada para manajer pada saat itu juga. Logika dibalik workout adalah untuk mengidentifikasikan masalah, merangsang berbagai masukan, dan memberikan mekanisme bagi keputusan dan tindakan yang cepat.

Baru-baru ini CEO GE Jeffrey Immelt telah memperluas konsep workout untuk membangun kapasitas perusahaan dalam mengantisipasi teknologi masa depan dan terlibat dalam perencanaan jangka panjang, GE ingin semua manajernya ahli dalam pemikiran strategis yang semakin besar perusahaan percayakan hanya kepada manajer senior. Sebagai contoh: GE menawari para manajer kelas-kelas baru yang fokusnya dalah pembelajaran tentang bagaimana menciptakan lini bisnis baru.

Jawaban pertanyaan kasus.

1.     Jenis perubahan struktural, program workout ini mempertemukan para staf dengan manajer hingga manajer senior untuk duduk sejajar dalam membicarakan masalah dan perubahan yang dihadapi perusahaan, ini sesuai dengan teknik intervensi struktural yang berusaha merubah struktur organisasi menjadi semakin datar sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. Sesuai juga tujuan awal dari pembentukan program workout ini yaitu mengubah kultur organisasi yang terlalu birokratis sehingga lamban dalam menghadapi perubahan.

2.     Alasan dari perubahan struktural adalah mengurangi tingkatan hierarki dalam kewenanan sehingga proses komunikasi menjadi semakin lancar. Dalam menghadapi perubahan dan masalah yang dihadapi GE melalui program workout ini, hambatan hierarki kewenangan sehingga melancarkan komunikasi dua arah antara bawahan dan atasan. Jadi faktor utama keberhasilan dari program ini adalah mampu mempertemukan staf dari berbagai jenjang untuk menyampaikan masalahnya dan mencari solusi bersama-sama. Dengan demikian program-program yang akan dijalankan menjadi diketahui semua staf dan menjadikan tujuan program tanggung jawab bersama, karena keterlibatan mereka, dan peyatuan persepsi masing-masing staf. Konsekuensi negatif menurut saya yang dapat timbul dari program seperti ini adalah faktor kedekatan antara atasan dan bawahan yang menjadi dekat dapat mengurangi karisma atasan dan rasa hormat bawahannya, jika terjadi kedekatan yang diluar batas. Pada daerah dengan kultur kedewasan dan pendidikan rendah warganya program seperti ini mungkin di rasa sulit, karena dapat menimbulkan kekacauan dimana msing-masing memiliki kepentingan yang berbeda dalam menentukan tujuan organisasi. Jadi program ini akan menjadi tidak efektif jika orang-orang yang terlibat didalamnya tidak memiliki kapasitas, pendidikan, pengetahuan, dan pengalaman yang cukup unuk memecahkan masalah yag dihadapi dan membuat suatu inovasi baru.

3.     Mengapa Immelt merevisi konsep workout, menurut saya ada beberapa alasan:

a.     Program workout yang dirasa hanya membahas kondisi saat ini (presence), diperluas untuk membangun kapasitas perusahaan dalam mengantisipasi teknologi masa depan dan terlibat dalam perencanaan jangka panjang.

b.     Pembentukan kelas-kelas baru bagi para manajernya tentang bagaimana menciptakan lini isnis baru, ini dapat menjadi dasar pengetahuan untuk diaplikasikan dalam program workout. Jadi CEO Immelt berusaha memasukkan penetahuan dasar sehingga program workout menjadi memiliki arah yang positif.

4.     Suatu pengetahuan baru yang penting bagi organisasi sebaiknya di komunikasikan ke seluruh anggota organisasi, mengapa kkelas-kelas baru ini hanya ditujukan kepada manajer senior, CEO Immelt pasti memiliki pertimbangan-pertimbangan khusus yang kemungkinan adalah:

a.     Efisiensi, dimana kelas-kelas seperti ini memerlukan pendanaan yang cukup tinggi.

b.     Diharapkan para manajer senior ini akan mengaplikasikan ilmu baru mereka melalui program workout. Sehingga pengetahuan baru itu dikomunikasikan kesemua staf melalui program workout ini, menjadi pengetahuan ersama dalam menentukan langkah-langkah organisasi. Dengan demikian pengetahuan baru ini dimiliki setiap anggota organisasi.

5.     Seperti yang saya utarakan diatas bahwa program worout ini akan berlangsung afektif apabila setiap anggotanya memiliki pengetahuan, keahlian, dan pengalaman yang cukup untuk mencari solusi untuk mengahadapi masalah dan perubahan yang ada. Jadi menurut saya pendidikan, pelatihan melaui kelas-kelas khusus mengenai perubahan dan teknologi baru, serta bagaimana menghadapinnya adalah sangat penting. Di era hiperkompetisi ini dimana bisnis semakin menjadi “red ocean” pengetahuan bagaimana membuat inovasi dan mengembangkan lini bisnis baru adalah penting bagi perusahaan agar tetap suvive. Mendistribusikan pengetahuan dalam menghadapi perubahan dan bertindak cepat terhadap perubahan sangat penting dikuasasi organisasi dalam menghadapi dunia global dimana “chaos” adalah sebuh normalitas baru dalam dunia usaha.